Хороший вопрос. Раньше было проще, пока корпорации были не такими жадными. Был
Google Desktop Search (разработка прекращена) и
Yandex Desktop Search (тоже прекращена). Это для локальных машин.
Для файловых серверов можете поискать в инете Yandex Server Enterprize. Отличная штука! Работает как yandex.server. Документация поверхностная, но освоить можно. (разрабока тоже прекращена году в 2010, но ваши стандартные офисные форматы должен обработать без вопросов). Мне он больше всего нравился. Один раз настраиваете и... забываете о нём. Проблем не доставлял, работал как часы.
Есть вариант с
elasticsearch - весьма активный проект, может индексировать файлы, только их надо в него загрузить. Требуется высокий порог вхождения для развёртывания и использования api (если раньше вы с ним дело не имели, то будет очень сложно и настроить и gui прикрутить, но если освоите, то будет вам счастье, обещаю).
Это из тех, что я пробовал. Говорят, что можно sphinx ещё использовать, но лично я его даже не пробовал ставить.
Немного обсуждения на тостере:
Аналог для Яндекс.Сервер (продукт для корпоративного поиска)
Ну и стандартный способ гуглирования:
программы для поиска файлов на компьютере
P.S.
Совсем нереальный вариант (просто для справки) -
Google appliance - может всё, но позволить себе может даже не каждая компания. Лет 8 назад интересовался ценой - до 400.000 тыс р в топовой комплектации. Сейчас, уверен, больше.
