Как спроектировать аналитику?

Question

[Вадим]

Хочу спроектировать небольшой учет. Есть проекты, работники, банковские счета. Прочитал что хорошей практикой является двойная бухгалтерская запись для такого. Но у меня возникла проблема в понимании. Сделал вот такую упрощенную схему

invoices - счета выставленные по проекту
projects - проекты
accounts - счета в банке
employes - работники, и их ЗП
transactions - транзакции
ledger - Регистры (синтетические счета если правильно названо)

Хочется видеть постоянно, что сейчас есть на счетах в банке, и баланс по проектам.

Схематическое описание транзакций

Начисление ЗП
Снимаем деньги с регистра счета в банке (accounts.ledger_id)
Начисляем в регистр сотрудника (employes.ledger_id)

Начисление оплаты по проекту (Выписывание счета)
Снимаем деньги с регистра проекта (Баланс проекта уходит в минус) (projects.ledger_id)
?? Но куда их переводим

Начисление оплаты
Начисляем сумму на регистр банковского счета (accounts.ledger_id)
??? Но непонятно откуда снять.
Начисляем сумму на регистр проекта (projects.ledger_id)
?? Не понятно откуда снять

Хотел делать полу-проводками, без так званой двойной записи. Но при начислении оплаты все-равно получается косяк, т.к. мы одни и те же деньги начисляем на 2 регистра. Как сделать правильно что б всегда можно было видеть баланс на счетах и задолженности по проектах? Хочется сделать правильно, что бы потом можно было наращивать функционал.

Answer 1

[thepry]

Двойная запись придумана как раз с целью правильного ведения учета. При двойной записи никакая сумма не может взяться «из ниоткуда», или быть переведена «в никуда». А такие вещи как проект, сотрудник, банковский счет и т.д. - являются аналитикой внутри транзакции. Соответственно, есть аналитика дебетовая, а есть кредитовая.

При таком подходе описанных проблем не будет.

Начисление оплаты по проекту (Выписывание счета)
Снимаем деньги с регистра проекта (Баланс проекта уходит в минус) (projects.ledger_id)
?? Но куда их переводим

Если вам сделали работ по проекту на 100 рублей, значит проект подорожал на эти 100 рублей. Значит вам нужно два счета - на одном учитывать стоимость проекта, а на другом - расходы.

Comments

[Вадим]

Тоесть получается что на каждый проект надо заводить 2 счета? Получается по факту оплаты я должен уменьшить стоимость проекта на 100 рублей? Или у меня вообще все в корне не верно?

[thepry]

Вадим: нет, счета у вас всего 2. Допустим, капитал проекта (вы ведь из этих денег куда-то платите) и расходы на проект. Но в каждой транзакции, помимо этого счета, будет аналитика(колонки): Проект, банковский счет и т.п.

Посмотрите как сделан бухгалтерский учет в 1С ( в самой платформе, не обязательно в «бухгалтерии». Технология примерно такая - одна таблица для транзакций. В ней N колонок для дополнительной аналитики. При этом для каждого счета настраивается какого типа аналитика в какой колонке будет лежать.

Answer 2

[Вадим Шандринов]

Я делал так: есть абстрактная сущность счет, и абстрактная сущность - проводка. Проводка имеет две ссылки - счет откуда и счет куда. Так же проводка имеет поле сумма.
Потом делаем систему счетов: внешние источники денег - один счет, внешние потребители денег - другой счет. Все внутренние хранилища денег - сотрудники, материалы, склады - тоже счета.
А потом получается так: если нам капнули деньги от клиента - проводка снаружи внутрь на счет "сейф" с пометкой "от клиента". Надо начислить ЗП - делаем Н проводок со счета сейф на счета "Иванов"/"Петров" и так далее.
Что бы понять баланс счета "сейф" - нужно сосчитать суммы проводок входящих минус сумма проводок исходящих.
Внутренних счетов может быть сколько угодня. По внешним счетам баланс считать можно, но они односторонние - или источник, или потребитель - лучше не смешивать.
Как-то так.

Comments

[Вадим]

Вот в чем проблема, когда проводка с наружи, я не знаю какой счет указать в "Откуда". Я так понимаю просто создать некий виртуальный счет "Входящие деньги", который будет всегда в минусе? И тогда указывать в входной проводке "Откуда": "Входящие деньги", "Куда": "Сейф", "Сумма": 1000. Правильно?

[Вадим Шандринов]

В общем случае так, внешние счета и они всегда в минусе (источники денег, потребители денег - поставщики - всегда в плюсе). Но можно их особенно обрабатывать, если минус не нравится. Сумму поступлений со внешних счетов лучше считать по проводкам, за период, к примеру.
Если нужно детализировать контрагентов, то можно создать по счету на внешний источник.

[Вадим]

Вадим Шандринов: Тоесть к этой проводке я дополнительными полями цепляю Проект, и Счет Внешнего счета что бы по ним можно было узнать баланс?

[Вадим Шандринов]

Если есть сущность Проект, которая нужна еще для чего-то, то её связать с сущностью СчетПроекта внешним ключом. Если Проект нужен только для подсчета баланса, то отдельную табличку заводить нет смысла, сделай в Счетах поле тип и по нему и по названию фильтруй.
Баланс считается динамически, за период.

[Вадим Шандринов]

Вадим: к проводкам ничего привязывать кроме времени, суммы, откуда, куда не надо! за все отвечают счета. Ах да, в проводке обязательно признак - проведена или нет. Проводки можно откатывать, по факту это транзакции перевода денег.

[thepry]

Вадим Шандринов: При вашем подходе у вас будет счет проекта А, счет проекта Б и т.д. - сколько проектов, столько и счетов. А потом вы захотите понять, сколько вы потратили на проекты и станет проблема. Как отличить проводку на «проектный счет», от проводки на «зарплатный»? Тогда вы начнете хранить еще тип проводки. Точнее два - для дебета и кредита. При общепринятом подходе счет отвечает за некую общую деятельность: «Доходы с продаж», или «Расходы на проекты». Дальше, с помощью аналики можно детализировать проводку, указав конкретный проект, или продажу, контрагента, да все, что угодно.

[thepry]

Вадим: Если в вашу компанию пришли деньги, то они ведь не просто так пришли? Это может быть кредит, который вы взяли, или доход с продажи товаров и услуг, или прибыль от инвестиций. Желательно, чтобы счет отражал какую-то реальную область деятельности, а не абстрактную.

[Вадим]

thepry: Значит я дожен сделать счета, которые фактически ни к чему не привязаны "Внешние платежи", "Доходы с проектов", "Расходы на проекты", "Сейф", "Зарплаты". Но вот опять проблема, при заходе денег я пишу с "Внешние платежи" в "Сейф" пришло 100 рублей. А как из завести на проекты, и + зарплату сотрудникам надо же выплачивать с счета "Сейф", деньги то будут в доходах с проектов?

[Вадим Шандринов]

thepry: а зачем отличать проводки? они нужны только что бы подсчитать баланс счета - сумма входящих минус сумма исходящих. Вид деятельности хранится в счете (можно даже справочник видов деятельности завести)
Сами счета можно группировать, все зарплатные привязать к мета-счету "Вся зарплата", баланс опять же считать динамически.
Конечно же желательно чтобы счет отражал реальную сторону деятельности, поэтому заводятся счета на каждого контрагента - счет "Кредит в банке таком-то" "Доходы с продаж в магазине таком-то" и т.д. и т.п.
Тип счета нужен только для специфичной обработки - внутренние и внешние.
Вадим: первая проводка - "прибыль от продажи в магазине ХХХ" -> "сейф" 100 рублей. вторая проводка "сейф" -> "зарплата Иванову" 50 руб. считаем баланс счета "сейф" : +100р -50р == 50р. ОК.
третья проводка "сейф" -> "зарплата Петрову" 100 руб. считаем баланс счета "сейф" : +100р -50р -100р == -50р. ой, надо где-то раздобыть деньги... в реальности (для внутренних счетов!) проводка не регистрируется если после проводки баланс счета будет отрицательный.
после поступления денег на счет "сейф" вы можете их распределить по фиктивным счетам "фонд зарплаты", "на закупку оборудования" и т.п.

[Вадим Шандринов]

Вадим: "распределелить" означает зарегистрировать новые проводки :)

Answer 3

[kor-vin]

Если Вам хочется вести учет в системе двойной записи, то Вам изначально нужно понять ее суть. Баланс состоит из Активов (средств в любой форме - деньги, материалы, товар, топливо, дебиторская задолженность и т.д.) и Пассивов (обязательств перед другими лицами - кредиторами, сотрудниками, налоговой, банками и т.д.). Активы ВСЕГДА равны Пассивам. Все операции показывают движение денег между активами и пассивами. Например, активи - денежные средства в кассе, пасивы -
задолженность перед сотрудниками. Операция - выплата зарплаы. Результат - уменьшение денежных средств в кассе (активов) и уменьшение задолжености перед работниками (пассивов). Это очень простой пример. Все намного глубже и сложнее.