в свое время писал на c# опрос ящика по pop3 и парсинг заголовка (при нужном заголовке и парсинг тушки сообщения). так же там были возможности помечать сообщения прочтёнными или нет, в зависимости от нужного заголовка.
по обработке - вплоть до раскладки текстов и вложений в нужные папки.
ну и прога ставилась в шедулер на нужных рабочих местах. к примеру раз в полчаса проверять нужный ящик.
ps: язык программирования не важен, общий апи для всех. думаю на сегодня, возможно, тот же powershell справится ))
pps: не пробовали запрос гуглу
powershell Как вывести модальное окно на экран )))