Какой систему для управления проектами выбрать и как распределять обязанности?
Видел много материалов по системам AGILE, Kанбан, планированию и управлению проектами, но пока не нашел или не распознал какой-либо кейс, применимый к нашей ситуации. Возможно, в какой-то IT-команде или какой-то иной опытные специалисты уже набили свои шишки и могли бы поделиться решением проблемы.
Я работаю в государственной медицинской и научной организации в больничной аптеке в отделе, который занимается закупками диагностических реагентов и лабораторных расходных материалов.
У нас 21 лаборатория и 21 клиническое отделение, в котором лечат пациентов.
В номенклатуре товаров около 3000 позиций, в год у нас выходит около 500 закупок – как конкурентных форм (их большинство), так и разовые, срочные закупки.
Подготовка каждой закупки – очень трудоемкая процедура, состоящая из 11 этапов, включающих: - формирование лота
- написание технического задания,
- запроса КП
- комплектацию документов
- проверка в контрактной службе
- размещение аукциона
- подписание контракта
- отправка заказов по контракту и отслеживание его исполнения (огромный кусок работы) и пр.
Есть этапы, не имеющие дедлайна, но которые нужно делать как можно скорее, и этапы, имеющие дедлайн по законодательству о госзакупках.
Лаборатории и отделения постоянно дергают и спрашивают, на каком этапе закупки их реактив. Чтобы отслеживать стадии, через которые проходит закупка, мы придумали фиксировать все на бумажном листе, идущем к каждой закупке: когда что отдали, что произошло и в какие даты. Сводилось это все в обычном ежедневнике по сквозной нумерации и с помощью 1С и перечня лотов.
Настал 2022 год и мы поняли, что мы завалены бумагами и документами по всему кабинету, десятки папок и лотков, между которыми все перемещается и теряется, работать стало невозможно.
Помимо этого всего мы выполняем более 30 операций в рамках 4 функций – планирование и закупки, заказ и приемка, хранение и выдача, отчетность. В отделе у нас 5 человек, двое на приемке и выдаче, один на формировании лотов, двое на подготовке документов. И мы не справляемся.
Я решил, что бумажную систему нужно похоронить в прошлом и все оцифровать. Много думаю о различных системах типа Битрикса и Кайтена. В последнем сейчас играюсь, пытаюсь продумать маршрут каждой закупки, которая переходит через стадии:
- в плане на месяц
- выполняется
- на проверке
- готово.
Однако появляется загвоздка, что такие инструменты сложно синхронизировать с 1С. Нужно ли это делать? Есть ли другие варианты?
Таким образом, глобально вопросы такие: есть ли среди присутствующих те, кто сталкивались с подобной ситуацией, может быть даже работали в госструктуре, и которые смогли справиться с таким напором бюрократии с помощью супер-современных инструментов и моделей управления? Как вы это сделали, как выглядит ваша система, чем вы пользуетесь и что бы вы посоветовали в таких обстоятельствах? Как отличить кейс, когда можно оптимизировать и сделать лучше при имеющихся ресурсах, от кейса, когда нужно просто нанять больше людей?
Мы тоже раньше сталкивались с огромным объемом бумажной работы и решили перейти на что-то более современное. В итоге Kanban-доски оказались отличным решением лоя процесса согласования и трекинга статусов.
Настал 2022 год и мы поняли, что мы завалены бумагами и документами по всему кабинету, десятки папок и лотков, между которыми все перемещается и теряется, работать стало невозможно.
Фиксировать все на бумаге, особенно с закупками, довольно неудобно. Мы используем CRM для учета всех сделок. Это намного удобнее – можно отслеживать прогресс и легко взаимодействовать с коллегами, еще советую внедрить систему электронного документооборота, типа ЭДО «Диадок» или СЭД «ДЕЛО». Это значительно упростит работу с документами.
Можете смело внедрять, не пожалеете., я пользуюсь WEEEK
Простой
