Исторически и из соображений эффективности хранения, выпадающий список реализуют связью '1 ко многим', в целевой таблице заводится числовое поле, и создается связь (индекс freign key) споравочной таблицей Отдел, где идентификатор того же типа.
Ничто не мешает ключевое поле делать любого другого типа, например строковое (я разок видел дату в качестве ключа, это выглядит дико но если не нарушает логику, то почему нет), если это удобно для использования, но чаще всего делают целое положительное число