Яндекс поддерживает сбор почты с других ящиков. Если сотрудников не много, создайте мониторинговый ящик и добавьте в него сборщики для ящиков сотрудников. Если количество сотрудников превышает лимит сборщиков, можно организовать цепочку - собирать в несколько промежуточных ящиков и уже из них собирать в финальный.