Можно подвесить whiteboard прямо к потолку на шнурах\проводах\etc.
А процесс фотографирования можно слега автоматизировать — закрепить камеру так, чтобы было видно всю доску и подключить к компу, а там сделать шорткат на фотографирование, ну или на крайний случай написать маленькую тулзу.