Документация - обычно это WIKI с workflow по рецензированию и утверждению новых и принятию правок для уже созданных страниц документации.
1. Кто-то добавляет новую вики-страницу (или вносит правку) в документацию по конкретному функционалу (проекту, библиотеке и т.д.).
2. Тот, кто составляет (именно эту!) документацию, отправляет документ на проверку своему руководителю.
3. Если всё ок, то он отправляет всем руководителям подразделений, работающих с этой частью документации (или сразу конечным разработчикам, если это его же зона ответственности). Если это руководители - они читают и если всё ок, отправляют своим сотрудникам, которые понимают более детально.
4. После утверждения добавлений и изменений всеми участниками команды и их руководителями (это несколько циклов, начиная с п.1), готовый документ со всеми правками и дополнениями помещается в базу как текущий с переключением версии. Предыдущий (заменённый новым) - помещается в архив.
5. Рассылается всем участникам (кто работает с этой документаций ) оповещение, что: "документ был обновлён с версии такой-то на версию такую-то, изменения - такие-то, предложенные правки/создал [ФИО сотрудника], документ рецензировали: [ФИО перечень тех, кто участвовал в рецензировании], утвердили: [ФИО перечень тех, кто согласился с конечной/опубликованной версией документа].
Каждый документ - это своя сфера/область знаний и зона ответственности.
За каждой сферой/областью знаний - закреплено своё подразделение.
За каждой зоной ответственности - закреплены определённые люди (и их руководители).
На протяжении рабочего процесса/цикла к каждому документу может изменяться доступ сотрудников/подразделений и, при этом процессе, ветка с этим документом либо появляется в документации у конкретного сотрудника, либо убирается (при снятии доступа).
Т.е. для каждого сотрудника - уникальный набор документации согласно его должности и рабочему процессу на данный момент времени.