5 миллионов записей для современных СУБД - это ерунда.
Было бы 5 миллиардов - можно было бы так заморачиваться, как вы хотите.

Дело в том, что вы не правильно организовали хранение фильтров.
Это действительно простой метод, но SQL в нормализованной форме не подходит для фильтров товаров по категориям товаров и интернет-магазине.
Нужна или ДЕНОРМАЛИЗОВАННАЯ форма с дублированием.
Или вообще БД другого типа. Я лично под такую задачу фильтрации предпочитаю Tarantool, но, полагаю, годится и Solr

Или, все же самый правильный вариант - это добавить памяти гигабайт до 16 и наслаждаться результатом? :)

Не-а.
Не будет толка.
Кроме того не забывайте - современные требования таковы что было бы весьма хорошо если бы фильтр отрабатывал вообще мгновенно почти, пока пользователь поставил очередную галку - товар по предыдущему фильтру уже загрузился с сервера в браузер.

C такой квалификацией фриланс противопоказан.
Иначе всю жизнь до пенсии будете эти смешные деньги получать.
Во фриленсе рост квалификации для начинающих с нуля - крайне медленный.

Плюс конкуренция среди фриленсеров идет имеенно в нижнем ценовом сегменте.
В верхнем ценовом сегменте идет уже конкуренция среди работодателей за работников.

Да разным.
Полно и самописа.
Мне, к примеру, заказывали доработу уже существующего (кем-то там до меня созданного) софта.
Судя по лохматости его - ему лет 20 не меньше.
;)

Просто спросить.

Привыкайте.

Для любого разработчика НЕПОСРЕДСТВЕННО работающего с заказчиком этап ПОСТАНОВКИ ЗАДАЧ, состоящий из довольно длительных переговоров/выяснений сути задачи - это НОРМА.

Можно нанимать. Но:
Это будет очень дорого.
Это будет неэффективно (значит еще дороже).
И вы не сможете контролировать сотрудников.

Хорошо написано у этого автора.

С точки зрения разработчиков:
https://ebanoe.it/2016/12/27/galley-story-2/
https://ebanoe.it/2017/01/20/galley-story-3/
https://ebanoe.it/2017/01/27/galley-story-4/

С точки зрения основателя (такого как вы ;) :
https://ebanoe.it/2017/02/10/galley-story-captain-...

Один знакомые мне инвестирующий в ИТ не ИТ-шники говорят, что по итогам своих неудач и удач:
"выгоднее самому научиться программировать хотя бы чуть-чуть, чем добиться от ИТ-шника результата такого как тебе надо, если ты совсем не смыслишь."
;)

Это конечно преувеличение.

Но если вы вообще не понимаете в каких местах проверять чем занимаются ваши сотрудников, то менеджер проекта вам вряд ли поможет.

Ведь и его качество работы вы проверить не сможете.

Я вам больше скажу. Я в ИТ больше 20 лет, но меня иногда разработчики тоже умудряются провести, обманывая по срокам/качеству.

Впрочем, вам может повести, вы получите чрезвычайно честного, квалифицированного и талантливого менеджера проектов, специализирующегося именно на ИТ и разбирающегося в этом.

Я бы на его месте смело запрашивал 50% прибыли + ежемесячная зарплата на хорошем уровне.
Если вам это экономически выгодно - вперед и с песней.

Если нет - лучше изучить самому как там все работает.
Хотя бы в общих чертах. Поработать годик-другой в ИТ-конторе предварительно. Самому.

Есть такая расхожая фраза, что для ИТ-стартапа нужны три H:

Hacker (Крутой технический специалист)
Hipster (Творческое начало)
Hustler (Продавец)

https://habrahabr.ru/company/preply/blog/210452/

Можно сократить и до 2-х
Но они оба должны быть кровно заинтересованными сооснователями.
А не наемниками.

С другой стороны, предлагать человеку со стороны с крутыми техническими навыками войти в проект
и просто так получить долю - тоже не умно. Мало ли какая у него квалификация.....

В общем - не завидую я вам.

P.S.:
Для мелкого проекта, не стартапа - запросто можете сделать без познаний.
С 5-й попытки, угрохав кучу денег на предыдущие - но это более чем реально.

P.P.S.:
А так как вы хотите - это проще нанять ИТ-контору, чтобы она сделала вам проект под ключ.