Рекомендую вам посмотреть в сторону BPM, например ELMA Community. Это бесплатная редакция, но ее функциональности достаточно чтобы сделать все что вы описали, к тому же это российская разработка, вся документация на русском, есть хорошая поддержка.
Как альтернатива - Alfresco
Но это всего лишь инструменты.
В вашем случае нужно правильно разобраться в общей ситуации. На сколько я вижу, вам необходимо реализовать определенный бизнес-процесс вашей организации. Рекомендую вам отойти от частных задачек типа проектирования БД, администрирование сервера и пр. И заняться именно изучением BPM. И сразу рекомендую выбрать инструмент, чтобы "вариться" именно в среде этого инструмента.
Когда вы погрузитесь в эту тему, то увидите как легко, красиво и гибко можно решить вашу задачу без влезания в уровень программирования, mysql, Access, количество строк и т.д.
