SimpleDreamer

1. Можно почитать документацию пользователя к существующим общераспространенным црм системам.
2. Можно поизучать на практике как работают эти системы, установив какую нибудь опенсорсную систему.
3. Можно почитать просто по CRM системы, чтобы понять предметную область.
3. Архитектурные особенности CRM систем мало отличаются от от архитектурных аспектов других бизнес приложений, поэтому можно просто почитать книжке по архитектуре систем.

State Machine

Хорошо себя показывает в разного рода CRM, колл-центрах, Order Proceesing в сложных системах.
Из одного состояния можно перейти только в определенные, каждое состояние валидно, открыты только определенные переходы и в целом такой подход к проектированию помогает бороться со сложностью условий и контролем состояний.

Отдайте базу веб-серверу управления и не подпускайте к ней никого, выполняя все правки и выборки только через API сервера управления. Жизнь сразу облегчится, особенно если API будет высокоуровневым, а не дублированием CRUD.
А серверу, обслуживающему железо, все равно надо самому логировать все, что с ним происходит. Хоть голым текстом - логи понадобятся только для разборок с факапами.