Тип выбираемой системы (в вашем случае) зависит от пары факторов:
1) Типы (не форматы) документов — чертежи\фото-видео\pdf doc xls и так далее, количество и объем документов.
2) Для чего вам нужна система — реализация документаоборота в компании (проведение документа от создания до получения утверждений, подписей) или для хранения уже подписанных\утвержденных документов, которые активно используются в компании (договоры, ТЗ, видеозаписи, отчеты)

Соответственно на основании ваших ответов можно будет что-то посоветовать

Сейчас мы как раз пишем цикл статей о ECM системах. Первую статью можно посмотреть тут
Скоро планируем выложить следующую статью, связанную как раз с формированием требований и выбором типа системы