Я как человек, котрый уже в двух компаниях выстраивал управление задачами, скажу, что если уже есть проблема с потерей задач с мессенджерах, переходите в нормальный трекер, формализуейте постановку задач иначе эта проблема будет только усугубляться. Сейчас есть много даже бесплтаных приложений, в которых можно работать коммандой и это намного удобнее и проще, чем ставить костыли в телеге. Можно использовать, например, WEEEK, если задачка приходит не в чатик, а сразу ставится исполнителю в проект, есть возможность выгружать задачки в отдельную группу в телеге. это автоматически можно сделать в сервисе и настроить под отдельный проект.