На самом деле у служб финансового мониторинга всегда больше вопросов к тем службам, в работе которых они меньше всего понимают.
Здесь сперва нужно понять, какие задачи стоят на первом месте? Организовать бесперебойную печать документов при оптимальных затратах, или просто снизить затраты, а качество печати и перебои в печати - вещь вполне допустимая.
Если первое, то лучше перейти на систему покопийного контракта с обязательным SLA, и буквально через полгода будет четкая и подробная статистика. В этом случае может оказаться так, что финансовые затраты возрастут, но зато уменьшатся скрытые расходы на содержание ненужной техники, склада картриджей, предоплат, простоя техники без печати, все это перейдет на плечи аутсорсера. Правда, такой подход имеет смысл, когда объем печати хотя бы 100 коробок (5 пачек по 500 листов, 250 000 листов) в месяц, иначе аутсорсеру не интересно будет, и он, вероятно, выставит высокий ценник.
Если просто необходимо снизить затраты, то здесь все сложнее, так как чем дешевле картриджи, тем ниже их качество и ресурс, поэтому экономия, как правило, возможна только в краткосрочном периоде, а потом расходы наоборот растут, в том числе и на ремонт техники.
Ну и, конечно, немаловажное значение имеет грамотное распределение нагрузки на печатающую технику, чем выше производительность, тем больше нагрузка должна быть нагрузка на аппарат. На практике же бывает так, что аппарат красивый стоит у Мариванны, и мощный, и производительный, но печатает три раза в неделю по пять листов и попробуй поменяй)