Можно использовать для рисования схем draw.io. Рисовать лучше в соответствии с функционалом. Например: уровень L2 подразумевает участие коммутаторов, VLA-ов, портов. А вот L3 - только маршрутизаторы и IP-адреса хостов и сетей. Тогда легче всё воспринимать. Кроме того надо вести кабельный журнал и подписывать все патч-корды, порты и т.д. Чем больше инфы - тем легче обслуживать. С одной стороны, но есть проблема со сведением этой инфы воедино. Систем много - надо единую базу, которая учитывает всё что хочешь и так как хочешь. Такой базы пока не придумано за маленькие деньги. Так что таблички экселя, простенькие картинки, краткие описания и разные вспомогательные программки (типа хардвареинспектор) Вам в помощь. :)