Как тут уже писали есть бесплатные и платные инструменты, если они нужны именно для работы, то не нужно водить носом, включать перфекционизм и выбирать инструмент "навека" - все это лишь повод прокастинировать или скрывать начальную стадию психоза.
Поставьте себе задачу найти инсрумент для управления проектом и потратьте полдня, пощупайте все варианты. Вам для начала работы нужен то трекер задач с календарем и неплохо бы с диаграммой Ганта.
Не перечислили еще очень мощный и бесплатный инструмет Redmine (тут помимо самого необходимого и учет времени и уведомления и разделение прав и обмен файлами), я как раз им пользуюсь. Правда он не доступен в облаке, нужно ставить себе на сервер, но тот же Digital Ocean предлагает его автоматическую установку.