Архив (или его часть) почты уволенного передаётся новому сотруднику, а с ящика уволенного ставится редирект входящих на нового сотрудника, плюс можно (а порой и нужно) ставить автоответ с почты уволенного, мол, я больше не работаю, пишите письма не на i_ivanov@example.com, а на i_sidorov@example.com.