Adamos

Оплата через Робокассу предполагает, что у вас на сайте есть адрес, на который она сообщает об успешной оплате заказов. Вот там хранить и с этими данными сверять.

Конвертация при международной оплате - это исключительно проблемы вашего клиента, потому что его банк на этом постарается заработать: сконвертирует сумму по внутреннему курсу, да еще потом и откорректирует ее, если в ближайшее время курс изменится не в пользу клиента.
Если вы хотите, чтобы эти проблемы были не у клиента, а у вас - можете выставлять ему счет в его валюте ;)

https://docs.robokassa.ru/#1205

При отправке формы обращаетесь по ajax к вашему сайту за получением подписи, подставляете ее и только потом отправляете форму. При этом проверяете валидность того, что ввел пользователь (чтобы он не подставил в оплату заказа ценой 100 рублей плату 1 рубль, например).
Подпись, собственно, для этого и используется.

Пользователь зашел к вам на сайт.
Создал заказ, вы отправили его на Робокассу оплачивать.
Он там оплатил, Робокасса вернула его к вам на сайт.
На этот момент никакой информации об оплате вы еще можете не иметь. Оплата через мобильную коммерцию вообще может идти час и более.
Потом Робокасса дергает-таки ваш обработчик, и вы узнаете об оплате.
Если пользователь при этом у вас на сайте - вы еще можете ловить это событие и куда-то его перебрасывать. Ну, или в следующий заход.
Раз вы фронтендер, вам, наверное, нетрудно будет выдать юзеру оповещение о том, что оплата прошла и теперь он может куда-то там перейти.

Робокасса позволяет вам прилепить к заказу произвольные поля и возвращает их значение.
Какой идиот надоумил вас заполнять эти чисто служебные поля - кириллицей?
Вот он пусть и тренируется в перекодировках - сам сделал грабли, сам наступил...

Формируете заказ с уникальным номером.
Поля заказа: id фотки, цена, мыло пользователя.
Отправляете его на РК оплачивать.
Когда РК сообщит вам, что проплата произошла (это может быть позже того, как пользователь уже выполнил все свои действия и был возвращен на ваш сайт) - отправляете ему по мылу ссылку на загрузку готовой фотографии. Все.

Ну, если угодно, куками запоминайте этого пользователя и показывайте ему ту же ссылку на сайте, когда он снова туда явится.

Но строить схему взаимодействия на предположении, что вот он оплатил, вернулся на сайт - и вот ему фотка, будет большой ошибкой. Вполне возможно, что сайт к его возвращению еще не будет знать, оплатил он что-либо или нет.

не пойми откуда взялась переменная $order

Из вашего магазина. Для запроса на оплату нужны уникальный id заказа, его сумма и его название (в примере - просто текст, но его имеет смысл заменить на реальное название, так как пользователю на сайте Робокассы будет предложено именно это оплатить).
Без этих параметров Робокасса вам, естественно, ничего не предложит. Что оплачивать-то?

Так же, нужно и создавать отдельную таблицу для платежей?

Опять-таки вопрос к вашему магазину. У вас должны храниться заказы, чтобы, когда Робокасса подтвердит вам оплату, сверить сумму - не подделал ли ее пользователь по дороге. В той же таблице можно хранить и информацию об оплате этого заказа.

Делаете невидимую форму с action=скрипт Робокассы.
На submit видимой формы (с одной суммой) вешаете ajax-запрос к сайту насчет остальных полей, заполняете ими невидимую форму, делаете ей submit.
И всех делов.

Платежи через письма - в любом случае моветон.
Почему в письме не отправить ссылку на свой сайт, чтобы точно перенаправить на Робокассу?
Если вашим клиентам кто-нибудь пришлет такие письма от вашего имени, но со своим интересом, вы как разгребать будете?
Полагаю, Робокасса против такой практики.