Если почтовый сервер - Exchange, то автонастройка учетной записи работает только на компьютерах, входящих в домен. Чтобы при первом запуске клиента ящик цеплялся самостоятельно без каких-либо действий, нужно настроить GPO (User Configuration -> Administrative Templates -> Microsoft Office Outlook 2007 -> Tools \ Account Settings -> Exchange “Automatically configure profile based on Active Directory Primary SMTP address” или что там на русском) или ключ в реестре (у разных версий Outlook свой).
Если используется другой почтовый сервер - увы, данные придется вбивать ручками.