Если сервер виндовый, можно написать консольку или сервис Windows, который будет мониторить папку на изменения. В .NET, к примеру, есть FileSystemWatcher, к которому можно подцепить обработчик события на создание или изменение файла. Соответственно, в этом обработчике реализовать отправку письма.
Уверен, что подобное можно реализовать и с помощью PowerShell, к примеру