Если использовать редмайн, крайне желательно в штате иметь человека, умеющего писать на ruby. Аналогично по всем другим open source таскменеджерам. Иначе не сможете оперативно править баги, делать необходимые расширения. Из бесплатных решений даже лучше выбирать то, которое сможете поддерживать, по технологиям которого есть люди в штате.
А для чего использовать - ставить задачи на рабочие группы и контролировать их выполнение. Мы в одном крупном операторе ставили в ней наряды на работы монтажникам и сетевым админам, заводили инциденты, планировали плановые работы и т.д.