1. В файлы перевода выносить только UI
2. Если надо редактировать в админке, то проще использовать не yii\i18n\PhpMessageSource а yii\i18n\DbMessageSource тоесть все будет так же, но храниться будет в базе, а значит CRUD для админки можно будет сделать через gii генератор за 2 минуты.
3. стальное (тексты, заголовки и т.д. контент короче) хранить тоже в базе, но иначе, например есть
https://github.com/OmgDef/yii2-multilingual-behavior