В терминах Exchange скорее это называется Disclaimer, т.е. во многих странах западного мира, необходимо вписывать отказ от ответственности. Для этого - механизм встроенный в Exchange очень подходит, ибо заточен на это.
Для индивидуальной подписи сотрудника, необходимо воспользоваться 3rd party ПО - есть даже бесплатные, но возможно с ограничениями.
Посмотреть подборку, например, можно
здесь.
PS
Но если руководство прижимистое, то придется админам самим изобретать подпись, и править её руками в аутлюке или заставлять пользователей.