"1) Подняли Exchange сервер и настроили MX запись с наибольшим приоритетом, нежели Google."
Только этого недостаточно.
"3) объясняете, что почта может потеряться" После таких слов админа можно смело увольнять. Почта не должна теряться ни при каких условиях.
Делается обычно через третий домен, путем настройки переадресации. Рано или поздно эта инструкция будет на
www.exchangeFAQ.ru или
www.exchangeRUS.ru