Как привести в порядок миллион задач, контактов и событий в календаре?

Понимаю, что вопрос избитый и уже задавался, но я пока не нашел для себя ответа на него ни в поиске по Хабру, ни где-то еще. Как управляться с бесконечным потоком задач, обрушивающимся на нас ежедневно?


1) Есть разные задачи — личные/рабочие, с дедлайном / без дедлайна, повторяющиеся / разовые, связанные с конкретным проектом / не связанные и т.д.


2) Есть почта. Каждое письмо тоже является некой задачей.


3) Есть различные устройства — айфон, айпад, мак


Как все это организовать таким образом, чтобы не запутаться, и чтобы всегда иметь перед собой актуальный список задач на сегодня? Причем я сейчас не говорю о бизнесовых решений типа систем управления проектами и CRM, я говорю именно про лично мои задачи.


Кто чем пользуется?
  • Вопрос задан
  • 8743 просмотра
Пригласить эксперта
Ответы на вопрос 7
@mithraen
Много списков дел — гарантия проблем. Эти списки следует рассматривать не как «дела», а как «inbox» (см. Getting Things Done).

Список же дел надо иметь один единственный, возможно синхронизируемый между разными устройствами.

Есть дела жестко привязанные ко времени (т.е. у них есть дедлайн, и при этом на них нельзя забить). Если дедлайн есть, но забить можно — это не дедлайн, жизнь так устроена что не все задачи выполняются, некоторые — отменяются. Поэтому задачи с жестким дедлайном, но которые можно проигнорировать пишутся в общий TODO-лист. Жесткие же задачи пишутся в каледарь (google calendar, например).

Для всего остального можно использовать систему «автофокус» Марка Фостера. Это проще чем внедрять GTD.

Распорядок дня, в котором указано время работы по «автофокусу», а также время работы над ключевыми долгосрочными проектами. По ним списки дел удобно иметь отдельные.

Посмотрите на Evernote. Для хранения сопутствующей информации самое то.

Почтовый ящик лучше разбирать целиком. У меня сейчас есть правила — в конце дня в почтовом ящике должно быть пусто. Если письмо требует ответа — оно кладется в отдельную папку, а в список задач пишется что-нибудь вроде «сделав задачу ..., отписать ...».
Ответ написан
foxmuldercp
@foxmuldercp
Системный администратор, программист, фотограф
Использую аутлук + плагин для синхронизации календаря gmail, с гугля и mslive/fb/twitter/linkedin события, встречи и дни рождения расползаются на телефоны (wp private + android corp)
В своё время утром просто брал распечатку календаря/тикетной системы и шел выполнять задания, после чего возвращался и ставил отметки о выполнении/вносил комментарии
Ответ написан
@kirillkornyakov
На мой скромный взгляд, упор все-таки следует сделать на принципы организации времени, и уже во вторую очередь подбирать инструменты. Известно, что некоторым (и весьма занятым людям) будет достаточно простого блокнота. Сам я в результате продолжительной эволюции сошелся к 2 онлайн почтовым ящикам (google с разноцветными звездочками), простому TODO-приложению на смартфоне (можно синхронизировать с Google Tasks), и листку бумаги на рабочем столе. Ниже процесс расписан чуть более подробно. Конечно, он может совершенно не сгодиться для вашего случая, но будет здорово, если сгодятся хотя бы отдельные элементы.

1. Чтобы не утонуть в потоках задач, следует развести их в пространстве и во времени. Так, следует иметь минимум 2 почтовых ящика: один рабочий, и второй личный. Ни в коем случае не следует присодинять их оба к одному Outlook. Вообще не следует пользоваться Outlook :) На работе (и только на ней) происходит работа с рабочим ящиком (и только с ним). Соответственно дома (и только там) вы взаимодействуете с личным ящиком. Вероятно совет покажется странным, но все-таки стоит его попробовать — как правило продуктивность возрастает. Вырабатывается рефлекс сосредотачиваться на задачах, соответствующих обстановке.

2. В почте, если это gmail, достаточно настроить использование разноцветных звездочек — методология использования цветов выработается сама собой. Например так: красный — ответить срочно, желтый — не срочно, синий — держать на контроле.

3. Для разнообразного спама (оповещения, рассылки, уникальные предложения) лучше вообще завести отдельный ящик. Например тот, что вы используете для регистрации на сомнительных сайтах. Если вы все-таки сознательно что-то читаете, лучше перенаправить это в отдельную папку, и обязательно в обход Inbox — чтобы прочесть в отведенное время.

4. Для всего должно быть свое время. Например для почты — 3 раза в день, каждый раз после еды. Мессенджеры лучше вообще включать только перед митингами. Если вы не сотрудник службы горячей поддержки, вообще крайне не рекомендуется держать тот же Skype включенным. Все, кому действительно что-то нужно, найдут вас по почте или телефону. Их впрочем тоже стоит держать от себя подальше, если вы и вправду собираетесь что-то успеть :)

5. На столе крайне полезен листок бумаги. Туда постоянно попадают отдельные мысли, обещания коллегам, особо важные задачи. В течение дня стоит пользоваться только им, и именно им руководствоваться. Inbox, напомню, очищается только 3 раза в день. Если попадаются «толстые» задачки, то они идут либо на бумажный листок, либо помечаются звездочкой.

6. Для серьезных рабочих задач конечно же используется трекер. Но в трекере полезно смотреть только на текущую итерацию (все в курсе про agile?). И то, смотреть туда нужно лишь раз в день, во время утреннего кофе, отбирая себе задачи на бумажный листок.

7. На телефоне (или в кармане) полезен простой TODO-лист или текстовый файлик, куда попадают мысли, которые еще не стали письмом кому-то, задачей в уже полноценном трекере или надписью на бумажном листке.

8. Долгосрочные домашние проекты и личные цели можно хранить в Google Docs в виде таблиц вроде Excel, отсортированными по приоритету или срочности.

Итого, 2 gmail и листа бумаги (+полновесный трекер и google docs) может быть вполне достаточно для личной самоорганизации. И мне очень вас жаль, если вам нужно держать свой Skype зеленым постоянно :)
Ответ написан
ratkke
@ratkke
Пользуюсь omnifocus. И это в действительности лучшая GTD программа. И есть клиенты для айфона/айпада. Правда, чтобы в ней разобраться потребуется по меньшей мере часа 2-3.
Ответ написан
Antares19
@Antares19
Все что c датой — в календарь.
Все что без даты — в GTD-like список.

Если любите что бы все было детально и точно, используйте навороченную детальную систему.
Если склонны к спонтанности, лучше используйте дзенски-простую (вплоть до листа бумаги на день)

Сам для календаря использую Google Calendar.
Для задач checkvist.com/ (раньше использовал www.vitalist.com/ ).

Для начальной очистки инбокса GMail можно поставить www.activeinboxhq.com/ (через месяцок надобность в нем отпала, тегами пользуюсь:).

ps: с TM\PM техниками экспериментирую больше шести лет :)
Ответ написан
platotel
@platotel
IT Product Manager, Ведущая шоу ITBizRadio
Для управления делами пользуюсь связкой Todoist + Sunrise Calendar. Todoist забирает задачи из Gmail, в него добавляю сайты как задачи (чтобы посмотреть позже), а в Sunrise Calendar поддерживается синхронизация с Todoist, и можно задать не только время начала каждой задачи ,но и время её окончания.

Пока что это самое удобное из всего, что есть. Ещё рекомендую LeaderTask. Он тоже поддерживает создание задач из писем. Удобно, что можно задать свой цвет для маркеров. Очень полезная штука - возможность вывести просроченные задачи и быстро перенести их на подходящий день.

А вообще то, что не устраивает полностью ни одна программа, привело к тому, что началась разработка своей. :)
Ответ написан
Ваш ответ на вопрос

Войдите, чтобы написать ответ

Войти через центр авторизации
Похожие вопросы