Как грамотно организовать работу отдела Бухгалтерии и Складского хозяйства в 1С?
Есть строительная организация, у которой:
- Бухгалтерия - сидит в Москве и работает в своей базе 1С. Всё, что закупается на объектах, накладные и счета-фактуры проводятся бухгалтером на объекте по удаленке в этой базе 1С.
- Склад - на 2х строительном объектах, которые обычно находятся далеко от Москвы, у этой организации организуются свои склады. Начальник склада купил себе как физ лицо 1С конфигурацию, создал свою личную базу и ведет её, обмен с другим объектом делается через выгрузку на mail.
Всё это выливается в следующую путаницу - бухгалтерия живет в одном королевстве, склад живет в другом. То есть все номенклатурные/инвентарные номера, наименования и т.д. у склада совершенно отличаются от реальных-бухгалтерских. Когда бухгалтерии и складу нужно свериться в том, что, где находится, что списано и т.д. (они это делают, кажется, раз в месяц), это требует слишком много ненужных телодвижений.
Вопрос:
Каким образом на самом деле должна быть организована работа отдела Складского хозяйства? Можно и нужно ли Склад замыкать на базе, в которой работает бухгалтерия? Может быть делается какое-то разделение, по конфигурациям например, но чтобы они как-то синхронизировались? Что можно почитать на этот счет?
Для этого существуют обмены данными. Если используются для склада управление торговлей, для бухгалтерии бухгалтерия предприятия, то обмен данными можно использовать стандартный из конфигурации. Но чтобы наладить работу нужно для начала привести к единому виду всю номенклатуру так, чтобы какой-либо реквизит у номенклатуры в двух базах был идентичным, например наименование или код. Поскольку склад и бухгалтерия никогда об этом не заботились скорее всего потребуется большой ручной труд по заполнению первоначальных данных.
Либо другой вариант перевести всех с УТ+БП на комплексную автоматизацию, тогда склад и бухгалтерия будут работать в одной базе, имея функционал и бухгалтерии и склада.
Если управление торговлей хоть мало мальски серьезно используется, то перевод всех на бухгалтерию скорее всего будет нежелателен
Вы не написали, какая у вас конфигурация на складе. Если Управление Торговлей, то там встроенная синхронизация с Бухгалтерией Предприятия через т.н. "план обмена". На info start.ru есть альтернативные варианты выгрузки.
Олег Ди: Есть две конфигурации - УТ10 и УТ11, отличающиеся платформой, интерфейсом и методикой учета. Типовой обмен настраивается с помощью пошагового мастера, справочники будут синхронизироваться по коду или наименованию.
monkmonk: от базы, которую сейчас ведет Склад, нужно будет отказаться? И какие должны будут быть (или будут) полномочия у сотрудников Склада? У меня просто нет понимания, что конкретно Склад может делать, чтобы не накосячить бухгалтерам.
Олег Ди: Можно настраивать обмен с имеющейся базой, нужно только проследить, чтобы справочники не задвоились (элементы должны называться одинаково), попробуйте на копии. Из склада и обратно выгружается определенный набор документов (у них будет отдельный префикс), ненужные можно отключить. Некоторые документы сами не проведутся, придется что-то дозаполнять, например счета учета.
monkmonk: в том и беда, что элементы у Склада сейчас называются по типу "как вижу, так и называю". Вообще, для осуществления перевода Склада на базу Бухгалтерии, реально ли справиться своими силами, учитывая, что с 1С не знаком, либо этим + адаптацией должен заниматься программист 1С?
Олег Ди: Вам не нужно отказываться от базы склада. Идея в том, чтобы объекты создавались в одной базе и переносились в другую. Это реализуется через планы обмена.
Нужно смотреть как именно находят соответствия между объектом в одной базе и в другой. Для номенклатуры это может быть код, для контрагента - ИНН, или еще что-нибудь.
Соответственно перед тем как запускать обмен, вам нужно сделать одинаковые коды и наименования, иначе у вас данные задублируются полученными из второй базы.
Олег Ди: Справится реально ,т.к. у УТ и Бухгалтерии обмен работает «из коробки». Нужно разобраться как это запускать и причесать данные в справочниках.
Олег Ди: На диске ИТС (и в интернете) есть обработка "Загрузка данных из табличного документа". С ее помощью можно переименовать элементы справочников в одной из баз. Нужно выгрузить их из обеих баз в Excel и объединить таблицы функцией ВПР.
Можно и нужно ли Склад замыкать на базе, в которой работает бухгалтерия? Может быть делается какое-то разделение, по конфигурациям например,
Все зависит от вида учета, который видеться на объектах.
Я бы рассмотрел один из вариантов синхронизации:
Если нет проблемы с интернетом на удаленных объектах, тогда можно установить на сервере веб-сервер, опубликовать на нем базу и подключаться к ней отовсюду. А у с бухгалтерией настроить типовой обмен.
Если есть проблемы с интернетом, а база нужна всегда - то настраиваем распределенную информационную базу управления торговлей. На каждом объекте будет своя локальная копия, которая обменивается с центральной, а бухгалтерия уже обменивается с центральной базой.
Используя типовой обмен, настроить обычную синхронизацию через ftp, емейл или сервис типа дропбокса.
Если на всех точках используется одна и та же конфигурация , то можно попробовать настроить все через обмен между идентичными базами. В начале придется вычищать дубли, но потом проблем особо не будет.
Средний