Создайте сервер печати. Есть такая роль у Windows сервера (впрочем, ничто не мешает его сотворить и на любой другой ОС). И раздайте очередь через домен, буде он есть. А если нет - прописывайте везде руками.
1. подключаешь принтер к ПК.
2. ставишь на принтер добавляешь на принтер разные драйвера.
3. создаешь dox файл с инструкцией (текст+картинки) как пользователям подключить принтер.
4. рассылаешь файл.
5. профит.