Антон Киселёв

Парсить входящие письма — ну такое себе..

Если данные однородны (например, форма заявки с заранее определёнными полями на сайте) — тогда копать на стороне отправки писем, чтобы эти данные сразу летели в вашу БД / CRM, а не в email.

Если данные в письмах разнородны (т.е. это, например, письмо-обращения с сайта) — без человека всё равно не обойтись, и тогда проще на условной воркзиле через 2-5 заданий найти человека на постоянку, который будет за копейки вам это делать.

Planfix. Вроде есть все, что вы перечисли. Любые пользовательские поля и шаблоны любой кастомизации.

То, что вам нужно - называется воронка продаж, это есть в любой CRM. Посмотрите
retailCRM.ru и bitrix24.ru

Бесплатного тарифа вам хватит за глаза в обоих сервисах, и у каждого есть приложение под телефон.

Думаю, что платные crm за условные 5-10$ в месяц вы вряд ли рассматриваете, но если надо - кину список.

Ловите из моей подборки CRM-сервисов
○ www.bitrix24.ru — есть free-тариф
§ Bitrix неплох, но сложен в Интеграциях. Если ВСЁ делать на Битриксе (и сайт, и телефонию) - то супер, если что-то ВНЕ битрикса, то сложно.
§ Преимущество - Бесплатный.
○ retailCRM.ru — есть free-тариф
○ https://planfix.ru — есть free-тариф
○ https://envybox.io — комбайн из кучи сервисов для повышения эффективности продаж
○ www.amocrm.ru
§ AmoCRM - достаточно простая CRM и очень гибкая в Интеграциях (в том числе с Телефонией, Аналитикой и прочими сервисами).
§ Но символично платная - от 10 евро (помоему)
§ Есть хорошая интеграция с коллтеркингом
○ https://megaplan.ru
○ streak.com
○ perfectum.in.ua
○ wire crm
○ https://www.terrasoft.ru/products/crm/bpmonlinecrm
○ https://basecamp.com/
○ https://www.zoho.eu/crm/ — нет русского. вот так выглядит https://youtu.be/_vnjdKdl-AM (2016)
○ https://podio.com/
○ https://www.sugarcrm.com/
○ https://leadvertex.ru/
○ https://flowlu.ru/prices/
○ Client Manager Pro https://codecanyon.net/item/client-manager-pro/21701321
○ Perfex - Powerful Open Source CRM https://www.perfexcrm.com , https://codecanyon.net/item/perfex-powerful-open-s...
§ demo https://www.perfexcrm.com/demo/authentication/admin
○ SharePoint
○ Office 365
○ Google Apps for work
○ https://www.data2crm.com/ - подразумевает, что у тебя уже где-то все есть и в нее это мигрирует, при том за деньги. И по-английски. (2016)
○ https://www.yammer.com/ - тупо корпоративная сеть с мелкомягким офисом. (2016)
○ Сравнение CRM https://www.youtube.com/watch?v=R34-vpnh1CU

UPD. В список добавлены ссылки из других ответов и комментариев, чтобы всё было в одном месте.

Порекомендую еще посмотреть в сторону https://planfix.ru, вместо битрикс24.

Битрикс24, на мой взгляд, слишком сложная для освоения система. Одних разделов с настройками может быть 4-5 штук на одном экране. Мы 2 раза пробовали на них переехать, так и не срослось=)

Ну и правильно выше уже написали, что основная сложность - заставить всю работу вести именно в CRM, а не в почте/любимом мессенджере и т.д.

МойСклад — несмотря на заточенность под "товарку", возможностей этой системы, как простой CRM — вам более, чем достаточно. + мойсклад и деньги может учитывать, и красивые графики строить, и напоминалки, статусы и тд. Бесплатного функционала за глаза, даже бесплатно мультипользователя можно прикрутить (один с компа, другой — с мобилы или планшета под тем же аккаунтом. на платном тарифе уже можно заводить разные аккаунты и ставить права доступа)
Единственное — для корректной продажи и учёта денег вам придется или сначала оприходовать, или производить ваши "студенческие работы", иначе система не даст их вам продать (на складе то пусто). Но это делается в пару кликов, так что не составит труда.

То есть по сути мне нужен эксель лист, но только с возможностью одновременного доступа и редактирования и чтобы это было в веб

Сохраните документ в облако onedrive, залогиньтесь в Excel на компе или в Excel Online и редактируйте одновременно сколько угодно.