Делегируйте домены на Яндекс и не думайте больше о настройке почты.
Просто будете использовать предоставленный SMTP и волосы тут же станут шелковистыми ))
Новички работают каждый под своим аккаунтом.
2 основные ветки - dev и master.
Новичок ветвится от dev, делает работу и пушит на сервер.
Старший делает код ревью и мержит в dev.
Тестируют код в ветке dev.
Если тесты прошли - мерж в master.
Естественно новичкам режем доступ к слиянию и запрещаем прямой пуш в master.
Еще можно настроить запуск линтера и автотестов перед коммитом, чтоб не залить случайно что-то нерабочее.
1) Конфликт будет скорее всего. Постарайтесь работать с разделением зон ответственности. Например если я беру таск, где надо править раздел 1, то остальных фронтов прошу не лезть в код раздела 1, пока я PR не сделаю.
2) Ну начните с ключа -agit commit -a. git add используется, когда вы добавили в репозиторий файлы, которые пока не были проиндексированы.
3) Что создаст много файлов? Для исключения есть файл .gitignore