Дмитрий, ваша история годится на кейс для студентов менеджмента! Прекрасная иллюстрация.
Вы меня простите, но похоже, что то, что вы хотите сделать - не уверен, что это возможно даже - это "быстрая лошадь" вместо нормального автомобиля. Нельзя идти на поводу у пользователей, но и глупо пытаться заставить закручивать гайки корпоративным молотком.
Люди используют то, что работает для них, а не то, что должно работать по вашему мнению/желанию.
На эту тему отлично сказано в "Цели" Голдратта. Рекомендую к прочтению.
Теперь практика:
+ Разобраться, какие письма пользователи шлют чаще всего.
+ Выяснить, какие бизнес-процессы заставляют их это делать
+ Рассмотреть эти процессы и выяснить, как организовать передачу сигналов/инфы между участниками посредством корп. интранета.
Я для этих целей использую Podio.com в связке со сторонней системой его автоматизации.
Ну и очевидно, что разбирая таким образом по кусочкам рабочие процессы, вы обнаружите кучу возможностей для упрощения/автоматизации.
Удачи в нелёгком деле автоматизации с персоналом 40+!
