1. Действительно взять Asterisk поднять его в одном из офисов и регистрировать всех SIP клиентов на нем. Многоканальный номер (по SIP) взять у оператора и привязать к Asterisk.
2. Виртуальная АТС — именно так и набирайте в поисковике. Есть и совершенно недорогие варианты. АТС будет находиться у оператора и обслуживаться им. По-моему, оптимальный вариант.

1. у Microsoft есть еще бесплатный продукт WSS3.0
2. по поводу других систем можно здесь посмотреть.
3. у нас, например, используется eRoom.

может на Free-lance попробовать поискать? — там есть очень «жизнеспособные» экземпляры

Эта коробочка только что натолкнула на изящное решение одной проблемы, так что прошу написать. Укажите «плюсы» и «минусы» такого решения тонкого клиента. Потом в комментариях еще пообсуждаем другие решения.