shushpanio

А никак особо...
Это "фича" Excel.
Единственное что может немного помочь - убрать все лишнее форматирование, проследить что бы на пустых ячейках не устанавливалось условное форматирование, отключить автоматический пересчет книги.

У самого процессор i7-6700k b 32 Gb оперативы, а файлы на 100+ тысяч строк подвешивают Excel, при условии чрезмерного наличия форматирования и автоматического пересчета строк.

По пунктам:
1. Копируете шапку таблицы на все листы;
2. На листе с общим списком щелкаете ЛКМ в любой ячейки шапки;
3. Вкладка Данные - Фильтр
4. В ячейке с заголовком "населенный пункт" нажимаете на появившийся в нижнем правом углу треугольник;
5. В появившемся окне выбираем первый населенный пункт и нажимаем ОК;
6. Копируем отфильтрованные строки;
7. Вставляем на лист с именем совпадающим выбранному в фильтре населенному пункту;
8. Повторить пункты 5-7 для каждого населенного пункта.

Вжууухх!!! И всё готово.

UPD
Для автоматизации можно поступить следующим образом:

1. на листе с общим списком заводите поле, например Служебный код. (сделать надо слева от данных которые надо перенести)

2. в ячейке служебный код прописываете формулу аналогичную скрину

т.о. получаем значения в формате Город_который раз этот город встречается в общем списке.
Пример для ячейки В2: =СЦЕПИТЬ(E2;СЧЁТЕСЛИ($E$1:E2;E2))
3. На примере листа Москва:
Делаем таблицу аналогично общему списку.
В поле служебный код руками вводим первые 2 значения: Москва1 и Москва2. Далее протягиваем их вниз т.о. получив Москва3, Москва4 и тд.
4. С помощью ВПР тянем данные с листа с общим списком. Формулы на скрине
Пример для ячейки В2:=ВПР(A2;Список!B:G;2;0), для С2 =ВПР(A2;Список!B:G;3;0) и т.д.
5. Убираем значения #Н/Д с помощью фильтра, т.к. если мы на листе с городами завели строк больше чем по факту город встречается в основном списке то формула выдаст #Н/Д


Пусть костыльная, но самая быстрая возможность организации автоматизации.

А в каком формате сохранен файл? Для работы необходим формат с поддержкой макросов (*.xlsm)

=ПРОСМОТР(МАКС(list2!A1:A500);list2!A1:A500;list2!B1:B500)

надо так (исправление Вашей формулы жирным)
=ИЛИ(МАКС($A$1:$A$20)=A1;МИН($A$1:$A$20)=A1)
В вашем случае правило применится при условии что А1 (для ячейки А1) одновременно и максимальное и минимальное (правило логического И), а это возможно только при условии что все числа в диапазоне равны.
В моем варианте если минимальное или максимальное (логическое ИЛИ)

А вообще в стандартных правилах условного форматирования выбираете первые 10 элементов для максимального и последние 10 элементов для минимального и устанавливаете кол-во искомых значений =1
Т.о. закрасится наименьшее и наибольшее

По первому варианту скрин правила:


По второму варианту тоже все работает:

Можно сделать следующее: сбоку от таблички добавляете 2 столбца и прописываете там формулу =ПРАВСИМВ(A2;10), далее выделяете 2 полученных столбца - Вкладка Главная - Условное форматирование - Правило выделения ячеек - Повторяющиеся значения -настраиваем цвет как вам нравится и нажимаем ОК. Получится результат(см. скриншот Вариант1).


Примите во внимание - формула будет возвращать ровно 10 символов справа. Если ссылка длиннее/короче 10 символов - будет отрезать не корректно. И может не подсветиться результат одинаковых ссылок (красным на скриншоте) при длине ссылки менее 10 символов, или наоборот при длине ссылки больше 10 символов подсветить разные ссылки (на скриншоте синим - в сылках отличается 1 символ после / )

Корректнее будет написать формулу =ПРАВСИМВ(A2;ДЛСТР(A2)-ПОИСК("/";A2;1)) (при условии что у вас ссылка идет в формате имя_сайта/ссылка. (см скриншот Вариант2)
Разберу формулу из второго варианта подробно:
ПРАВСИМВ - возвращает символы с правого края указаной длины ( синтаксис ПРАВСИМВ("исх_текст-может быть ссылка на ячейку";Кол-во возвращаемых символов)
ДЛСТР(ссылка) - возвращает длину строки (кол-во символов)
ПОИСК - возвращает порядковый номер искомого символа в тексте (синтаксис ПОИСК("символ";"ячейка с текстом"; "порядковый номер искомого символа"-если нужен 1-й то 1, если 2-й то 2 и т.д.)
Следовательно если у вас ссылки в формате имя_сайта/бла-бла-бла/ссылка то в поиске вместо 1 ставите 2.

Второй вариант подсветит ссылки корректно.

Соответственно также применяете условное форматирование как и с первым вариантом решения. Всё что не подсветилось и есть расхождения по ссылкам.

Если у Вас ссылки и в формате имя_сайта/ссылка, и в формате имя_сайта/бла-бла-бла/ссылка напишите подскажу как решить такую задачку.
:-)

Если что-то написал не понятно готов ответить на вопросы

ответ ТУТ

Я бы для красоты написал так:
в таблице где есть ИД (столбец А) и ФИО (столбец В) в ячейке В2 (первая запись с ФИО)
=еслиошибка(впр(A2;Лист_с_1Таблицей!A:B;2;0);"")

И протянуть на столько на сколько надо.

В таком случае если у вас будет ячейка с ИД пустая или содержать ИД отсутствующий в исходной большой таблице то в поле ФИО будет не запись #Н/Д а просто пустая ячейка.