Нужна система управления контентом с возможностью задать процесс модерации и утверждения.
Верно?
Варианты, которые приходят на ум
- SharePoint (в том чисел в виде SharePoint Online)
- Битрикс24
- Pyrus
- DokuWiki
Что у Вас за проект? Бюджет на него какой-то выделяете? Или "Денег нет. Но Вы держитесь!"
Если это студенческий или образовательный проект, то у MS можно воспользоваться льготными лицензиями.