Константин Гнидкин

Sequence diagram - то, как обьекты и классы взаимодействуют на практике.
use case diagram - для более абстрактного представления архитектуры.
class diagram - уже для более детального разбора классов, взаимодействий и их параметров.

Так как я понимаю у вас слишком запутанная и большая архитектура, то можно разбить ее на модули. И предоставить частями. в сиквенс диаграммах, в тоже время полную версию на абстрактнорм уровне в юз-кейз диаграмме.
Во многих больших фирмах практикуют гибридные модели, где комбинируют несколько видов диграм из практики проектировки в одну (тут уж надо гуглить).

проги: К примеру MagicDraw

Разбейте общую схему на уровни. Общие планы и детализация. Предупредите разработчика о предстоящих изменениях, и попросите учесть это.

Если не известны сами изменения, тем не менее известен их характер. "Измениться может все" - это тоже можно смело документировать.

Графические форматы вас не спасут. Простой документ, написанный совместно с разработчиком, в беседе - да. Просто нанесите на бумагу то, что вы говорите вслух, в этом весь секрет. Судя по постановке задачи, сейчас вы этого не делаете.

Хорошие люди из ELMA качественно перевели документацию стандарта по нотации и модели бизнес-процессов BPMN 2.0.
Используйте или Visio или хорошую бесплатную версию Innovator от MID.
Если научитесь использовать BPMN, то это будет существенным плюсом к вашим навыкам.

Есть курс на степике "Постановка задачи"