Все запросы должны пойти к index.php проверьте на всякий случай:

RewriteEngine On
RewriteBase /
RewriteCond %{REQUEST_FILENAME} !-f
RewriteCond %{REQUEST_FILENAME} !-d
RewriteRule . /index.php [L]

ARX2 Разбивайте, рисуйте таблицы, потом рисуйте связи этих таблиц.
Таким образом вы сможете построить гибкую систему.

user - сотрудники
group - департаменты
supplier - поставщики

order - заказы
order_approval - в этой таблице записывать ИД-ордера и (ИД пользователя или ИД-депараментов), которые должны дать одобрение заказа.
order_supplier - связь поставщика и заказа
order_payments - оплаты

и т.д.

При помощи https://developers.google.com/places/supported_typ... получите список всех станций в нужном радиусе, сохраните это все в БД. Будут у вас станции о координаты.

Далее передаете адрес библиотеки и получите координаты, тоже соберите это все в БД.
https://maps.googleapis.com/maps/api/geocode/json?...

Далее передаете координаты метро и библиотеки вот этой функции и она вам вернет расстояние.

public function getDistance(float $latitudeFrom, float $longitudeFrom, float $latitudeTo, float $longitudeTo): int
    {
        $rad = M_PI / 180;
        $theta = $longitudeFrom - $longitudeTo;
        $dist = sin($latitudeFrom * $rad) * sin($latitudeTo * $rad) + cos($latitudeFrom * $rad) * cos($latitudeTo * $rad) * cos($theta * $rad);

        return acos($dist) / $rad * 60 * 1.853;
    }

Можно запариться и при помощи Google Matrix API просчитать сколько пешком топать и сколько на машине ехать.