Используем
worksection.com
Переписка там же или почта ( мне больше почта нравится ), закрыли один из этапов, письменно направил письмо заказчику и он подтвердил ответным письмом. Если вдруг будут потом качели, есть переписка, которыю быстро найти\показать\распечатать и т.д.