Если не боитесь хранить документы в облаках, попробуйте Yammer от Microsoft. В качестве координации участников проекта - идеальное решение, с возможностью добавить в проект участников со стороны Заказчика.
Попробуйте китайский продукт Discuz. работал с ним пару лет назад. очень функциональный и подойдет для ващих целей. Есть и русский перевод. Или можете LiveStreet попробовать или тот же altocms
Я бы использовал Podio.com - у них есть бесплатный план для социальных проектов. Могу помочь с настройкой, если вы действительно делаете что-то хорошее.
