Судя по тэгам - у вас есть Exchange Server, соответственно, в наличии Active Directory.
первый вариант:
1. В атрибутах AD можно хранить дату рождения (специального атрибута для этого нет, но можно либо создать свой собственный, либо использовать какой-то существующий, например extensionAttribute15). Надо будет заполнить выбранный атрибут у всех пользователей.
2. PowerShell-скрипт (и задача в планировщике на сервере), который будет каждое утро сравнивать значение атрибута с текущей датой. При совпадении отправляется письмо всем пользователям с указанием виновника.
второй вариант:
1. табличка Excel со списком пользователей и датами рождения
2. PowerShell-скрипт (и задача в планировщике на сервере), который будет каждое утро читать файл и сравнивать дату рождения с текущей датой. При совпадении отправляется письмо всем пользователям с указанием виновника.