как раз таки если параметр SHOW_404 == Y и вы урл не правильно ввели, то должна вызываться как раз таки страница 404.php (если иная не была задана в настройках).
Не особо понял сути вопроса, в чем сложность то?)
Вы имеете ввиду окна формы как разные формы? или форма в несколько шагов?
Для первого случая:
В популярных плагинах типа fancybox аякс модалки работают по сдержимому дата тэга href.
И вам ничего не мешает на бэке написать генератор форм и в зависимости от гет параметра собирать нужню вам форму.
Для второго надо подумать, это будет скорее всего массив из урлов для генерации шагов.
Все зависит от того, как и кто будет менять данные в таблице.
Если строки генерятся из каких то данных, то можно и дивами, но зачем ...
Если у вас в админке визуальный редактор и там должна отображаться таблица, то конечно таблица.
Да и вообще, У вас 2 колонки, какие проблемы с адаптивностью.