Обратитесь к вашему сисадмину или наймите фрилансера.
Если не умеете грамотно разграничивать права доступа к файлам и папкам и никогда этого не делали -- легко ошибиться в той или иной галочке при настройке и либо вы слишком закроете доступ, или наоборот, недоделаете, и работа людей встанет - простой выйдет, в итоге, дороже.
Вам нужен домен, групповые политики, настройка прав пользователей и групп.
