Андрей

Если категорически вся старая переписка нужна, то я предложил бы смотреть в сторону коммерческих решений архивации ящиков. Они предоставляют обычно WWW-интерфейс к старым письмам с возможностью подгрузки обратно в ящик.

Ящики всегда (кроме пожалуй топ-менеджеров) должны соответствовать функционалу, а не конкретному сотруднику, который исполняет этот функционал сегодня. Об этом нам говорит ролевой подход. Хорошо, если в Вашей организации сейчас нет "текучки", а если изменятся экономические условия или какие-то другие обстоятельства ?

А дальше широко практикуются два варианта, зависящие от того, как построена работа собственно в бизнес-подразделении (т.е. от бизнес-процессов) - А) будет ли заниматься входящим обращением с момента поступления всё время постоянно один сотрудник, либо же Б) взаимодействие с внешним контрагентом должны видеть целая группа специалистов отдела с возможностью по необходимости "подключаться" в общение/переписку:

вариант А - это переадресация (группа-рассылки) на один или несколько ящиков сотрудников, которые должны получать письма с таким функционалом (причем в этой схеме желательно сотруднику иметь возможность в некоторых случаях устанавливать реквизиты ответа ("RETURN-TO") в ответных письмах - на "функциональный" ящик, чтобы ответ увидела вся группа получателей)

вариант Б - это разделение "функционального" ящика между несколькими рабочими местами с реквизитами ответа всегда от "функционального" ящика

Нужно больше информации : как настроен Exchange, в одном ли Вы с ним домене, в каком формате вводите доменное имя, действительно ли Вам так нужна доменная аутентификация ...