Malah

Если у вас ровно 3 поля ввода (конечное число), то вынесите их в члены класса, тогда у вас всегда будут на них ссылки из любого обработчика (в рамках класса окна или диалога). Создайте метод который будет инициализировать ваши поля. Например так:

private JTextField textfield1; // Фамилия
private JTextField textfield2; // Имя
private JTextField textfield3; // Отчество

private void createFields(JPanel panel) {
  textfield1 = new JTextField();
  textfield1.setText("Например значение по умолчанию");
  panel.add(textfield1);
  
  textfield2 = new JTextField();
  textfield2.setText("Например значение по умолчанию");
  panel.add(textfield2);

  textfield3 = new JTextField();
  textfield3.setText("Например значение по умолчанию");
  panel.add(textfield3);
}

// Ваш код станет выглядеть так
Jpanel panel1 = new Jpanel();
createFields(panel1)

1) Количество строк которое удовлетворяет условию ищется запросом такого вида SELECT count(*) FROM chat_rooms WHERE parent_id=2
2) stmt.executeQuery(query) вернет объект который будет содержать результаты выполнения запроса, а это, в общем смысле, набор строк с которым можно работать через интерфейс ResultSet. В случае запроса из пункта 1, результатом будет набор из ровно одной строки, с одной колонкой, в которой будет содержаться результат выполнения функции count(*) - число строк из таблицы chat_rooms у которых parent_id=2.
3) Вытащить результат можно так:

ResultSet rs = stmt.executeQuery(query);
int count = 0;
if(rs.next()) {
    count = rs.getInt(1);
}

Да, рутовый проект нужен, в отличии от maven, в дочерних проектах нет ссылок на родительский, эта писанина компенсируется древовидной структурой каталогов.
Создаете рутовый проект(каталог) со своим build.gradle(тут удобно указать общие настройки для всех проектов: общие плагины, кодировка, репозитории, зависимости для логирования и тестирования, версию jdk) и settings.gradle(здесь перечисляете дочерние проекты которые будут собираться при сборке рутового). Далее создаете проекты (подкаталоги рута) со своими build.gradle и своей спецификой.
Полезные ссылки:
документация www.gradle.org/documentation
доклад power of gradle www.youtube.com/watch?v=NZJTYPLb0iE