Как вариант найти файлы, к которым не было обращения определённое время. В этом поможет find (я так понимаю, что хостинг на unix?). -exec удалит файлы.
find ./ -used кол-во_дней_тому_назад -exec rm '{}' \;
Если есть Exchange и MS, то через Outlook можно вполне успешно распределять задачи. Ещё вариант — MS Project. В связке с сервером и Exchange задачи будут автоматом появляться у нужных ресурсов.
Как уже было сказано, андроид синхронизируется с серверами гугл. А Evolution умеет отлично из коробки (в 10.04 и 10.10 точно) подключать контакты с гугловского аккаунта. Работает отлично. У меня так сихронизируются winmob телефоны.
