Сменить работу — что бы свободного времени было поменьше. + жениться.

Как вариант найти файлы, к которым не было обращения определённое время. В этом поможет find (я так понимаю, что хостинг на unix?). -exec удалит файлы.
find ./ -used кол-во_дней_тому_назад -exec rm '{}' \;

Самое просто: брать координаты по GeoIP и смотреть координаты, попадаются ли в выбранный участок.

Если есть Exchange и MS, то через Outlook можно вполне успешно распределять задачи. Ещё вариант — MS Project. В связке с сервером и Exchange задачи будут автоматом появляться у нужных ресурсов.

Если есть squid, то sams — отличный выбор. Авторизация и т.д. Если авторизация не нужна, то sarg тоже неплохо.