У меня после многолетних экспериментов остались только 2 инструмента:
1.
Тудуист - все дела там. Если вместо даты поставить "каждый будний", то каждый день будет напоминать о каком-нибудь долгоиграющем проекте.
2.
таймер рабочего времени
Все сотрудники в Тудуисте - есть общий проект и пуш-уведомления на мобильный, на почту.