При проекторной работе, на начальном этапе идет оценка трудозатрат. Если все не успевают укладываться то нужно вводить дополнительные коэффициенты.
У на в компании это делают через трекинг задач, путем интеграции c Jirа, это позволит вести точный учет времени по задачам. Затем идет процесс согласования трудозатрат с согласующими.
Тут отличная подборка систем учета рабочего времени с трекерами:
https://software-audit.ru/