Sergey В.

Первый шаг - перевод общения в электронный вид (если это ещё не сделано). Т.е. своеобразная тикет-система (вопрос-ответ).
Второй шаг - категорирование вопросов (по тематике, зоне ответственности и тд)ю Также назначение ответственных за ответы.
Третий шаг - при написании вопроса, предлагать задающему наиболее подходящие (по содержимому) уже имеющиеся вопросы. И соответственно ссылки на ответы.
Четвёртый шаг - ручное модерирование всего что прошло имеющийся фильтр. Должен быть назначен сотрудник, который будт знать - какие вопросы уже были, а какие - новые.

Стоимость трудозатрат можно рассчитать по почасовой системе.
Например, Вы претендуете на зарплату 150 000 руб в месяц (и знаете, что такую ЗП получает специалист Вашего уровня)
Следовательно, стоимость Вашего рабочего часа будет: 150000 / 20 / 8 = 937 руб
где:
20 - среднее количество рабочих дней в месяце;
8 - количество рабочих часов в день.

Далее, в рамках всего проекта, разбиваете задачи на подзадачи. Подзадачи на более мелкие задачи. И так дробите до тех пор, пока Вы не сможете твёрдо оценить выполнение каждой подзадачи в рабочих часах. То-есть - прикидываете, сколько времени Вам потребуется для выполнения этой, конкретной подзадачи.
Потом считаете итоговое количество рабочих часов по всем подзадачам проекта и умножаете на стоимость своего рабочего часа. Получается стоимость Вашего рабочего времени по этому проекту. То-есть - сумма, в которую Вы оцениваете свою работу.

Любой труд должен быть оплачен.
Причины возникновения ошибки тоже важны. Если рассматривать причины, связанные только с разрботчиком, то скорее всего это будет:
1. Недостаток квалификации. Нормальные работодатели считают правильным повышать квалификацию путём обучения. За счёт организации, а не за счёт сотрудника;
2. Недостаточное тестирование кода. Если разработчик ограничен по времени, то проверке кода выделяется меньше времени. Если это время оплатить, то это будет сделано;

Есть и другие причины, но с разработчиком они мало связаны.

Битрикс24.
На каждый проект можно создать задачу, к ней - подзадачи. Можно назначить ответственного, сроки и и т.д. Есть канбан, мобильная версия, чаты, push оповещения, небольшой общий диск.
Ограничение бесплатной версии - по числу пользователей.

Смотрите портфолио на фрилансе. Попросите соискателей составить свое виденье процесса разработки. Вам важно понять профессионализм и вовлечённость.

Вы рассмотрели возможные причины "со своей колокольни" и сами дали на них ответ. Что показывает Ваш авторитарный (директивный) стиль управления.
Постарайтесь быть ближе к подчинённым, разговаривайте с ними, вникайте в их проблемы. Тогда они сами расскажут - почему они не трекают, а Вы поймёте как это решить.
Сейчас у Вас нет обратной связи.

Посмотрите битрикс24. До 10 юзеров - бесплатно.

Попробуйте Битрикс24. До 10 человек бесплатно.

Попробуйте Битрикс 24.

Битрикс24. Есть и другие.