Для php есть либы, которые понимают формат excel. Их и используйте.
Для "живого" поиска - используйте обмен данными в json-структуре и выполняйте отправку на сервер только когда выполнятся все условия:
1. Содержимое поля поиска изменилось.
2. Интервал ожидания ввода очередного символа более, чем в 1.5 раза от среднего интервала ввода всех предыдущих символов.
3. Прошло не менее 0.5 секунды от момента предыдущего изменения поля.
4. Поле содержит 3 или более символа.
5. Запрос не равен предыдущему (добавили и сразу удалили символ).