Приветствую!
Есть отдел ИТ, назовем его складом, в котором нужно следить за тем чтобы всегда было в наличии какое-то количество запасных частей и расходников. И понимание что есть из устройств на подмену. Есть ПО, без функций продаж и всего лишнего?
Если у вас 1С УТ11 на предприятии, то можно завести склад (все равно запчасти закупаются и их приходует бухгалтерия). Для склада можно даже настроить обеспечение потребностей, задать min-max остатки. И тогда можно автоматически формировать заказы на закупку поддерживая минимальный запас позиций.