Смотря как организована отправка писем с заявками сайта.
Может письма в очередь становятся и отправляются спустя какое-то время. Уточняйте у разработчиков сайта
unlik, если это было на обычном сервере (выделенном), то скорее всего та операция, которая должна выполняться ежеминутно по крону вместо этого выполняется раз в 10-15 минут. и кто в этом виноват, сказать не могу (не понимаю каким образом письма у вас отправляются)
unlik, получается сам хостер накапливает сообщения , а отправляеть пачками. может так настроена та конкретная машина, где лежит сайт. уточните у админа (службы поддержки)
А отправка как происходит?
Если через mail() то это скорее всего хостер.
Если smtp смотрите заголовки писем, может оно само по себе долго идёт. Ну опять таки смотря чей смтп.